Als ZZP-er ben je baas over je eigen tijd. Dat lijkt een zegen, maar dat hoeft niet zo te zijn. Zelf ben ik erg gevoelig voor afleiding. En er loeren veel afleidingen. Ook ik heb mijn ‘slechte gewoontes’ en ik weet zeker dat ik niet de enige ben. Daarom heb ik deze week een aantal van deze slechte gewoontes op een rij gezet en ik geef je tips hoe je met deze gewoontes kunt afrekenen en zo meer tijd overhoudt voor je bedrijf. Meer omzet, in plaats van geld weggooien!

 

Tips voor meer omzet door minder afleiding

In de blog "3 gouden tips voor timemanagement en planning" kun je lezen hoe je afscheid kunt nemen van de slechte gewoontes van andere mensen. Maar… je krijgt veel meer tijd en ruimte voor omzet wanneer je ook afrekent met je eigen slechte gewoontes. Denk eens aan je dagritme, je discipline om aan het werk te gaan, je telefoon en social mediagedrag… Overigens, veel van wat ik nu ga zeggen, geldt niet alleen voor zelfstandig ondernemers, maar ook voor mensen in loondienst. Alleen is er dan een baas die op je let; als zelfstandig ondernemer ben je zelf die baas, want jij bent immers zowel baas als werknemer!

We zijn anno nu behoorlijk verslaafd: verslaafd aan social media, internet en de wens om toch vooral bereikbaar te zijn. Want als je niet bereikbaar bent of niet direct reageert, loop je misschien omzet mis… toch? Het hoeft niet zo te zijn. Ik reik je een aantal manieren aan om ervoor te zorgen dat je – net als ik – een beetje kunt afkicken van die immer storende omgeving.

Het eerste heilige huisje: neem afscheid van social media en internet…

Social media (Facebook, Twitter, Whatsapp etc.) en internet zijn de grootste vijand voor een deel van de zelfstandig ondernemers. Ik doel hiermee met name op diegene die veel achter de computer zitten, zoals coaches, financieel adviseurs, tekstschrijvers, websitebouwers etc.

Werk je in de bouw of ben je masseuse dan heb je hier – tijdens het uitvoeren van je werk - wellicht minder mee te maken. Je hebt er wel mee te maken op de tijden dat je bijvoorbeeld je administratie doet of bezig bent met acquisitie.

Er zijn verschillende onderzoeken gedaan naar hoe vaak mensen tijdens hun bezigheden op kantoor gestoord worden. De schattingen lopen uiteen van 4 keer per uur tot elke 7 minuten! Het gevaar van social media en internet is dat het je telkens stoort, als je met iets bezig bent. Dan ben je er weer ‘uit’ en het kost je veel tijd om de draad weer op te pakken. Ook is het verleidelijk te blijven ‘surfen’ op het internet en voordat je het weet zit je op sites die niets met je oorspronkelijke doel van je internetbezoek te maken hebben.

De oplossing is simpel, maar vergt een ijzeren discipline en daarom is het zo moeilijk: ga tijdens je werktijd NIET op social media. Zet berichtmeldingen uit. Moet je iets online opzoeken of uitzoeken, zet dan een kookwekker op 5 minuten en ga offline als die wekker gaat. Wat mij goed helpt, is dat ik de ‘opzoekdingen’ even verzamel door ze bijvoorbeeld op een post-it te noteren. Ik zoek ze dan later op één moment allemaal na.

Het tweede heilige huisje: E-mail uitzetten…

Misschien ben je gewend om je e-mailprogramma altijd aan te hebben staan. En had je ook nog de een melding met het envelopje rechtsonder in je scherm bij elk nieuw e-mailtje of zelfs een pingelend geluidje… En dan klikte je meteen om te kijken wat of wie het was! Herkenbaar?

Tussen jou en mij: dit was mijn grootste efficiencyvalkuil. Ik had die meldingen weliswaar niet aanstaan, maar mijn e-mailprogramma stond wel bijna altijd aan, ik checkte te vaak of er iets was, ik opende de e-mail meteen en vaak vond ik het dan ook nodig om direct te reageren…

Maak deze fout niet. Check je e-mail tweemaal per dag: aan het eind van de morgen en ergens in de loop van de middag of ‘s avonds. Als je echt niet anders kan, check je het nog even voor de lunch: doe dit niet na de lunch want dan begint er weer een nieuw deel van je werkdag en die wil je met jouw prioriteiten starten en niet met die van een ander (degene die jou de e-mail stuurt)!

Het derde heilige huisje: niet zelf de telefoon opnemen…

Misschien vind je dat het zelf opnemen van je telefoon leuk en persoonlijk is, maar er zitten nadelen aan. Ik noem er drie.

1. Het opnemen van je telefoon stoort je en haalt je daardoor uit je werkzaamheden. Je productiviteit daalt daarmee dramatisch.
2. Het kost je gewoon tijd. Probeer maar eens een telefoongesprek echt kort te houden. Dat valt voor de meeste mensen niet mee.
3. Het is niet professioneel. Het is natuurlijk wel persoonlijk om zelf op elk moment de telefoon op te nemen, maar het is niet professioneel. Dit laatste punt vraagt misschien wat nadere toelichting, want ik weet dat er een hoop mensen zijn die het in eerste instantie niet met mij eens zijn.

In feite straal je door het zelf opnemen van je telefoon uit, dat je niet aan het werk bent en dat je tijd hebt om de telefoon op te nemen. Ik geef een voorbeeld. Stel je hebt een garagebedrijf. Je ligt onder een auto te sleutelen. Je wordt gebeld en je frommelt, liggend op je rug je telefoon uit je borstzak en er belt een klant om een afspraak te maken. Uit je andere borstzak frommel je je agenda, die vol met vlekken zit van je vieze vingers en je kan de afspraken die je al maakte eigenlijk niet eens meer goed lezen!

Niet professioneel, je klant verwacht misschien niet eens dat jij zelf de telefoon opneemt, omdat hij denkt dat je onder een auto ligt te sleutelen… (wat dus ook zo is!)

Voor een coach – zonder vieze vingers - geldt precies hetzelfde. Je coachee is bezig met een emotionele doorbraak en het laatste wat je wilt is dat hij of zij daarin gestoord wordt door een rinkelende telefoon. Geef je ontspannende massages? Wat zou je klant ervan vinden als de telefoon maar aanrinkelt? Maar ook al ben je niet met een klant bezig en zit je – net als ik op dit moment – je blog te schrijven. Dan nog stoort het je en zit je misschien met je gedachten bij hele andere zaken en kun je je klant niet optimaal te woord staan.

Maar wat is dan de oplossing? Want je wilt wel dat je telefoon wordt opgenomen en niet dat potentiële klanten een voicemail inspreken (want dat doen ze vaak toch niet).

Laat je telefoon opnemen door een antwoordservice of een virtueel assistent. Die nemen op een professionele manier de telefoon voor je aan en ze kunnen jou via een sms laten weten dat er gebeld is. Je belt dan zelf terug op een moment dat jou beter schikt.

Wil je geen geld uitgeven aan een telefoondienst, maak dan een afspraak met een collega ondernemer om elkaars telefoon om de dag op te nemen. Wees creatief! Geef de regie van jouw werkdag niet uit handen aan een rinkelende telefoon!

Heilig huisje 4: multitasken… stop ermee!

Talloze tests en onderzoeken bewijzen het: multitasken werkt niet. Het is inefficiënt en je maakt fouten. Geloof je het niet? Schrijf dan de volgende zin eens op en zet vervolgens onder elke letter een cijfer (1, 2, 3, etc.) en meet met je horloge hoe lang je erover doet:

“Multitasking is een slechte gewoonte”.

Schrijf nu dezelfde zin nogmaals, maar doe het dan op een andere manier: schrijf de M en zet eronder het cijfer ‘1’. Dan schrijf je de ‘e’ en eronder zet je het cijfer ‘2’. Etc. Doe dit zo snel mogelijk!

Hoe lang doe je nu over de zin? En… heb je fouten gemaakt?

De boodschap is dat je je zoveel mogelijk bij één taak moet houden.

Betekenen al deze tips nu dat je voortaan als een soort van kluizenaar moet gaan leven? Nee, dat is absoluut niet het geval. Waar het om gaat, is dat je afscheid neemt van al die ‘gewoontes’ die er misschien onbewust bij jou zijn ingeslopen en die je niet helpen bij het maken van die vliegende start die ik je zo gun!

Hou eens voor jezelf gedurende een week lang bij welke van de verstorende factoren op jou van toepassing zijn. En… wat ga je daaraan doen?

p.s.: De lijst van 'slechte gewoontes' is eindeloos. Waar heb (of had) jij het meest last van en wat heb je eraan kunnen doen of wat zou je kunnen doen? Deel jouw inzichten hieronder, zodat we van elkaar kunnen leren!