ZZP-ers willen minder afleiding en meer resultaat. Eigen baas zijn geeft vrijheid, maar altijd ligt de afleiding op de loer om vooral niet te doen, wat al een tijdje op je bordje ligt. Hoe zorg je er voor dat je elke dag productief bent? Dat je elke dag de nodige zaken van je lijstje kunt strepen en dat je niet gefrustreerd bent dat je nog zoveel te doen hebt en dat er alweer een dag voorbij is. Het antwoord: pas het 3*3 systeem toe en zorg voor minder afleiding!

 

Minder afleiding en meer resultaat door 3*3

In het blogartikel “3 gouden tips voor timemanagement en planning” kun je lezen hoe je ervoor kunt zorgen dat je je grote doelen opknipt naar doelen per week en zelfs per dag. Wat je echter niet wilt, is dat je nerveus wordt van een lange ‘to-do’ list, die alleen maar langer lijkt te worden. Er is een handige manier om ervoor te zorgen dat jij je dagelijkse productiviteit verhoogt: de 3*3 methode!

De 3 *3 methode

Kies aan het eind van je werkdag negen doelen voor de volgende dag: drie grote doelen, drie middelgrote doelen en drie kleine doelen. Schrijf ze op een whiteboard, in een speciaal boekje, in je agenda of in het kladblok van je mobiele telefoon.

Als je thuis werkt, nog studeert of je hebt andere verplichtingen (naast je werk), dan mogen die verplichtingen best onderdeel uitmaken van die doelen. Als je namelijk die verplichtingen hebt, kun je daarvoor maar beter tijd reserveren, anders zal je merken dat je structureel tijd tekort gaat komen.

De drie grote doelen voor die dag, zet je bovenaan, de drie middelgrote in het midden en de drie kleine doelen onderaan. Tevens maak je een inschatting hoe lang je erover denkt te doen OF wilt doen!

Ik geef je een voorbeeld:

Dinsdag:
Klant ‘X’ bellen voor afspraak (15 minuten)
Blog schrijven en plaatsen (90 minuten)
Training voorbereiden (90 minuten)

E-mails beantwoorden (15 minuten)
Coaching gesprek (60 minuten)
Voorstel klant Y afronden (30 minuten)

Afspraak klant Z bevestigen (10 minuten)
Bellen over nieuw logo (10 minuten)
Vanavond voor het eten zorgen (60 minuten)

Doe moeilijke dingen eerst!

Let op: iets ‘groots’ hoeft niet perse lang te duren, (zie 1. Afspraak klant maken), maar het is groot omdat het belangrijk is of moeilijk is, of omdat je ertegen op ziet. Als het enigszins kan, doe je de grote, moeilijke dingen eerst. Natuurlijk, als je ’s avonds een training moet geven, is het logisch dat je overdag je kleinere doelen plant). Kijk ook wat je zelf het meest prettig vindt: het kan fijn zijn om na iets moeilijks even iets makkelijks van je lijstje te doen.

Start de dag bij voorkeur NIET met het checken en beantwoorden van je e-mail: dan voer je namelijk niet zelf de regie, maar dan laat je je door anderen leiden en voor je het weet, regeert de waan van de dag, heb je je planning voor niets gemaakt en doe je niet de dingen die jij echt wilde doen.

Probeer ook niet meer dan zes uur in een achturige werkdag te plannen. Dan houd je wat speling over voor onverwachte zaken, die er altijd zullen zijn.

Het effect van deze manier van werken, is dat je zeer productief wordt en tevreden bent over wat je aan werk verzet. Streep elke keer als je een taak gedaan hebt, die taak door. Het helpt wanneer je kijkt naar wat je wel gedaan hebt en niet naar wat je (nog) niet gedaan hebt: als je zeven dingen van je lijstje hebt gedaan, mag je reuze tevreden zijn. Die andere twee schuif je door naar de volgende dag. Als dat echt niet kan, wordt het overwerken!

Het verkeerslicht

Het kan natuurlijk voorkomen dat je veel meer dan negen dingen op je dagelijkse lijstje denkt te moeten zetten. Je hebt alles genoteerd en er staan wel 15 zaken die moeten gebeuren. NIET DOEN! Kwel jezelf niet en maak een keuze. Ik gebruik daarvoor het ‘verkeerslicht’: ik maak eerst zeven zaken ‘groen’: groen=doen. Deze moeten perse gedaan worden.
Dan maak ik er nog twee oranje: oranje = franje. Het hoeft niet perse, maar als ik ze toch doe, is het prachtig. De rest kleur ik rood: stoppen, vandaag niet doen, misschien morgen.

Zoals zo vaak ligt de sleutel van succes en verandering in discipline, oftewel: volhouden! Probeer bovenstaand systeem een week of vier en kijk wat het doet met je productiviteit. Je zult ook merken dat je je hierdoor minder laat afleiden. Want… wat is er een hoop wat ons van ons werk afhoudt…

Plan vast in dat je ook het artikel van volgende week leest, dat gaat je helpen nog productiever te worden, doordat je afleidingen systematisch gaat uitschakelen!

p.s.: Beloon jezelf eens met iets lekkers als je aan het eind van een dag alles van je lijstje hebt gedaan! Inspireer elkaar en laat hieronder weten hoe jij jezelf beloont, als je hard gewerkt hebt!